Mikä on whistleblowing-kanava?
Whistleblowing-kanava tarjoaa luottamuksellisen kanavan tuoda sisäisen tutkinnan kohteeksi epäilyksen mahdollisesta väärinkäytöksestä tai Herman IT:n toimintaperiaatteiden rikkomisesta. Ilmoituksen voi tehdä nimettömästi.
Ensisijaisesti oma huoli tai epäilys on hyvä ottaa asia puheeksi oman esihenkilön tai johdon kanssa. Jos keskustelu ei tunnu hyvältä vaihtoehdolta tai se ei toimi, voi aina käyttää tätä kanavaa asiasta ilmoittamiseen. Whistleblowing-kanava on toteutettu siten, että ilmoittajaa ei voida tunnistaa, mikäli haluat tehdä ilmoituksen nimettömänä.
Ilmoituksen tekeminen ja käsittely
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja ilmoituksen tekijän sekä kohteen yksityisyyttä suojaten. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain (1050/2018) mukaisia velvoitteita.
Ilmoituksen voi tehdä jo epäilyksen perusteella ja ilman varsinaisia todisteita, kunhan sen tekee rehellisesti ja hyvässä tarkoituksessa.
Whistleblowing-kanavaan tulleita ilmoituksia Herman IT:llä käsittelevät henkilöstöpäällikkö, konsernin tietosuojavastaava ja hallinnon assistentti. He käynnistävät tarvittavat selvitykset ja käsittely on luottamuksellista.
Luottamuksellisuus pätee myös silloin, kun ilmoittaja itse tuo henkilöllisyytensä esiin. Jos ilmoitus koskee yhtä käsittelijöistä, hän ei osallistu tapauksen käsittelyyn ja tutkintaan.
Vastaanoton jälkeen ilmoittajalle kuitataan ilmoitus vastaanotetuksi 7 päivän kuluessa. Ilmoituksen tekemisen lopuksi ilmoittaja saa henkilökohtaisen koodin, jolla voi seurata ilmoituksen etenemistä.
Tarpeen mukaan ilmoittajalta pyydetään lisätietoja tutkinnan aikana. Myös tämä vaihe tapahtuu kanavan kautta, luottamuksellisesti ja anonyymisti. Tutkinnan lopputuloksesta kerrotaan ilmoittajalle kanavan kautta 3 kk kuluessa ilmoituksen jättämisestä.
Jos ilmoittaja hukkaa tapauskohtaisen koodin, hänen tulee tehdä uusi ilmoitus, jossa viitataan alkuperäiseen ilmoitukseen, näin tutkintaa voidaan jatkaa yhteistyössä. Ilmoituksen pääsee tekemään täältä: www.firstwhistle.fi/kpo-konserni.
Lisätietoja ilmoittamisesta löytyy palveluntarjoajamme sivuilta osoitteesta https://www.juuriharja.fi/whistleblowing-ilmoittajalle-faq
Jos sisäinen kanavamme ei toimi, voi ilmoituksen tehdä ilmoittajansuojelulaissa tarkoitetuista väärinkäytöksistä oikeuskanslerin keskitetylle ulkoiselle ilmoituskanavalle. Organisaation toiminnassa esiintyvistä epäsäännöllisyyksistä tulee ilmoittaa ensisijaisesti oman sisäisen raportointikanavamme kautta, jotta saa ilmoittajansuojaa. Ulkoinen ilmoituskanava löytyy osoitteesta https://turvaviesti.gov.fi/ilmoituskanava-rapporteringskanal